Varför misslyckas ERP-projekt?
Ställer ni er frågan vad som krävs för att ert affärssystemsprojekt skall bli lyckat innan ni startar? En undersökning från Gartner som är världsledande när det gäller IT- forskning och rådgivning kring varför ERP-projekt misslyckas identifierar den vanligast förekommande orsaken
“Inadequate Executive Leadership and Sponsorship”
Två andra vanliga orsaker är den insats som krävs underskattats och att man ignorerat eller inte kände till etablerade framgångskriterier för ERP-projekt. Chanserna att lyckas med ERP-projektet ökar markant genom att säkerställa:
En stark och engagerad ledning och att tillsätta en erfaren projektledare
Det finns flera komponenter som krävs för att skapa ett lyckat ERP-projekt men det börjar ofta med att tillsätta rätt projektledare. En projektledare som arbetar aktivt med att skapa förutsättningar för projektet och har med sig kunskap om etablerade framgångskriterier för ERP-projekt. Projektledaren i sin tur säkerställer följande framgångskriterier som Gartner också listar:
Korrekt budgetering av pengar, resurser och god projektstyrning
Korrekt ändringshantering - vad är med/inte med i projektets omfattning
Undvika omfattande (felaktiga) ändringar/tillägg
Att vidta åtgärder för att öka acceptansen hos slutanvändare
Förändringsledning och utbildning
Projektledaren är ofta starkt bidragande till om ERP-projektet blir en framgång eller misslyckande. Att projektledaren lyckas skapa realistiska förväntningar på vad projektet och det nya systemet skall leverera till organisationen är ofta skillnaden mellan om projektet i efterhand ses som lyckat eller mindre lyckat.
Det är varken ovanligt eller konstigt att kunskapen kring vad som krävs av den egna organisationen inte alltid finns i företaget. Speciellt hos små och medelstora företag är det vanligt att det inte finns någon som har djupare erfarenhet av ett affärssystemsbyte.
Det finns en uppsjö av viktiga frågor som projektledaren behöver förstå och kunna hantera. Det kan samtidigt vara svårt att ställa krav på att medarbetaren som utsetts till intern projektledare dels skall ha kompetensen att hantera dessa frågor, dels ha möjlighet att avsätta tillräckligt med tid från sina ordinarie arbetsuppgifter för projektledning av systembytet.
Byta affärssystem – att likställa med en hjärttransplantation
Att byta affärssystem är lite som att genomgå en hjärttransplantation där kroppens mest vitala organ byts ut och inget får gå snett.
En implementation av ett nytt affärssystem kräver därför ett djupt engagemang av den egna organisationen. Nyckelpersoner inom varje område som det nya affärssystemet skall stödja behöver utses och vara aktivt delaktiga i projektet och lägga ner stora delar av sin arbetstid under många månader. För att dessa nyckelpersoner skall få rätt stöd och vägledning behövs erfaren projektledning. En erfaren projektledare kan också bidra till att den tid som läggs ner skapar värde i projektet. Med respekt för nyckelpersonernas tid är det viktigt att noga planera deras deltagande i projektet.
Projektets försvarare
För att hantera både den affärsmässiga relationen, ställa rätt krav på och hålla jämna steg med systemleverantören i projektet är det viktigt att ha en dedikerad projektledare som planerar och driver implementeringsprojektet. En projektledare som ser projektets perspektiv och samtidigt inte representerar den löpande linjeverksamheten som ofta kan stå i konflikt om medarbetarnas tid och engagemang. En projektledare som försvarar projektet och ser till att tillräckligt med interna resurser frigörs för att det skall bli riktigt bra. Det finns fler områden som projektledaren ansvarar för såsom
att sätta rätt projektorganisation
att löpande och proaktivt ha god kontroll på och hantera projektets risker vilket minimerar sannolikheten för att de inträffar
att säkerställa processer och krav
att planera och genomföra utbildning och testfaser
att kartlägga och engagera nyckelpersoner
att säkerställa en god kommunikation internt och externt till berörda av systembytet
att projektledaren utöver att hantera den tekniska delen av projektet har förståelsen för den förändring som organisationen står inför
Investera i kvalitet!
Att anlita en projektledare med erfarenhet från implementering av affärssystem och med en kunskap om och förståelse för vad det innebär att planera och leda ett affärsystemsprojekt gör stor skillnad för att projektet skall bli framgångsrikt. Att kunna vara en kompetent och erfaren motpart till systemleverantören, att investerade medel används på bästa sätt, att slutresultatet blir enligt förväntningarna, att det nya systemet både tas väl emot av organisationen, att ni gör rätt val kring den övergripande arkitekturen och att målen med det nya systemet uppfylls.
Idag är det allt viktigare att ha djupare kunskap själv och att vara en proffesionell motpart för att inte vara helt utelämnad till systemleverantörens rekommendationer. När vi går från ERP till affärsplattform där ERP-systemet blir en del av affärsplattformen som i sin tur utgör det heltäckande systemstödet behöver företagen mer kompetens kring teknik och arkitektur själva för att vara tillräckligt duktiga kravställare. Läs gärna mer om framtidens affärsplattform i artikeln Från ERP till affärsplattform, digitaliseringen ger nya möjligheter för affärssystemen.
Rekommendationen är att tillsätta en erfaren projektledare som kan ERP. Det gör att ni får bra utväxling på all den tid och de pengar som ni investerar i ert byte av affärssystem och ger er ett stort mervärde. Det är en investering i kvalitetssäkring som ökar era chanser för ett framgångsrikt projekt och en nöjdare organisation.